Conforme o art. 700, §1º/ RICMS, todas as empresas que utilizam sistema de processamento eletrônicos de dados para emissão de documentos fiscais eletrônicos são obrigadas ao uso do PED, exceto se forem do regime ordinário de apuração, em relação aos livros abrangidos pela EFD ICMS IPI (exceto RUDFTO, que continua manual).   
 A legislação cita alguns casos de obrigatoriedade:  - Indústrias optantes pelo Simples Nacional com faturamento acima de R$ 360.000,00 anual (art. 700, §4º do RICMS);
 
 - Comércio Atacadista (art. 700, §6º/RICMS);

- Depósitos para terceiros e armazéns gerais (art. Art.40-A, XVII/RICMS);

- Operadora de logística (art. Art. 40-A, XVII/RICMS);

- Empresa satélite (art. Art. 40-A, XVII/RICMS);
- Empresa de Construção civil ( art. 459-A do RICMS)

- Signatário de termo de adesão do Compete- ES (art. 530-L-S-
§ 1.º, II)

Os contribuintes obrigados à EFD ficam desobrigados da emissão e autenticação dos livros fiscais de que trata o inciso I do caput, por sistema eletrônico de processamento de dados (art. 758-Q/ RICMS-Dec. 1090-R).

Conforme o art. 700, §1º/ RICMS, todas as empresas que utilizam sistema de processamento eletrônicos de dados para emissão de documentos fiscais eletrônicos são obrigadas ao uso do PED para escriturar livros, exceto se forem do regime ordinário de apuração, em relação aos livros abrangidos pela EFD ICMS IPI. 

Após a concessão da inscrição estadual, o contribuinte obrigado deverá requerer a autorização para uso do PED para emissão de documentos fiscais e escrituração de livros fiscais.

Depois de autorizado ao uso do PED, o contribuinte estará apto a solicitar AIDF.

Atenção: o contribuinte deve providenciar a AIDF antes de iniciar suas atividades mercantis, para acobertar suas operações com documentos fiscais.
(Art. 26, § 2º, alínea "a" c/c art. 541 e art. 701 do RICMS- Dec.1090-R)

No site da SEFAZ-ES, em Agência Virtual -> Área Restrita -> Serviços de Empresa -> Processamento Elet. de Dados - Documentos Fiscais OU Processamento Elet. de Dados - Livros Fiscais, conforme o caso. Para que a solicitação seja realizada pelo contabilista, esse deverá acessar com seu e-CPF e estar autorizado ao serviço pelo responsável da empresa.
O acesso do responsável pode ser feita com CPF e senha obtida por Termo de Acesso, e-CPF ou e-CNPJ.

(Art. 769-C, Inciso VI do RICMS- Dec.1090-R).

-Registro de Entradas de Mercadorias;
-Registro de Saídas de Mercadorias;
-Registro de Controle da Produção e do Estoque;
-Registro de Inventário;
-Registro de Apuração do ICMS;
-Movimentação de Combustíveis - LMC ou Movimentação de Produtos;
-CIAP
(Art. 700, Inc. II do RICMS- Dec.1090-R)

O uso do Mapa Resumo de ECF não é mais exigido desde 01.08.2012, quando entrou em vigor o Decreto n.º 3.053-R, de 12.07.12, que revogou sua obrigatoriedade.

Não. Apenas aguarde a homologação da SEFAZ, que em 2 (dois) dias úteis autoriza ou não o uso. 

Obs: se autorizado ao uso do PED, o contribuinte deverá manter sob sua guarda a declaração conjunta (veja pergunta nº 2-h de PED).

(Art. 769-C, § 8º, do RICMS- Dec. 1090-R)

Não. A SEFAZ-ES não exige o credenciamento da empresa de software para o uso de PED. É obrigatório que o contribuinte mantenha sob sua guarda uma declaração conjunta de responsabilidade, fato que deve ser registrado no RUDFTO, mediante lavratura de termo circunstanciado, contendo a data de início de sua vigência.

Sim. Se autorizado ao uso do PED, o contribuinte deve manter sob sua guarda a declaração conjunta. Ela deve também ser registrada no RUDFTO- Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, mediante lavratura de termo circunstanciado contendo a data de início de sua vigência.
(Art. 769-C, § 8º, c/c art. 701, § 9º, do RICMS- Dec. 1090-R)

Redação sugerida para registro no RUDFTO (fornecida pela Gerência de Tributação- SEFAZ): 
                                     
                                                 TERMO DE REGISTRO

Nos termos do art. 701, § 9.º, do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto n.º 1.090-R, de 25 de outubro de 2002, fica registrado que mantenho a guarda e a posse da declaração conjunta firmada com os responsáveis pelo programa aplicativo e pela execução de serviços de processamento dos dados, com início da vigência em..... de ..............de .......

                      ______________________________, em      de              de            .
                              (local e data)

                         _______________________________
                              Representante legal da empresa
                                   Carimbo e assinatura

É uma declaração em que o contribuinte e os responsáveis pelo programa aplicativo (ou pela execução de serviços de processamento dos dados) garantem o cumprimento da legislação de regência do imposto, durante o prazo de utilização do referido programa.

Após autorizado o uso do PED, a declaração conjunta deve ser mantida sob a guarda do contribuinte e registrada no RUDFTO. (Art. 701, § 9º, do RICMS- Dec. 1090-R)

É válida enquanto a empresa utilizar o programa aplicativo do desenvolvedor.

Deverá ser substituída sempre que houver alteração dos responsáveis pelo programa aplicativo e pela execução de serviços de processamento dos dados.
(Art. 701, § 9.º do RICMS-ES- Dec. 1090-R)

Deverá solicitar homologação de "Livro Novo" somente para aqueles livros cuja escrituração é feita exclusivamente de forma manual, como por exemplo o Livro RUDFTO - Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termo de Ocorrência.

Não. O PED só é cessado totalmente quando houver a paralisação do cadastro, mediante pedido de baixa da inscrição.

Através da AGV- Agência Virtual- Área Restrita, Programa Livros Fiscais.
(Art. 743, parágrafo 2º, inc. II, do RICMS- Dec.1090-R).

Até 30 de abril do exercício subsequente, exceto na hipótese de encerramento das atividades do estabelecimento, em que deverá ser observado o prazo de 30 (trinta) dias do mesmo. (Art. 721 e 57 do RICMS- Dec.1090-R).

Sim. Como será reativado o mesmo número de inscrição estadual anterior, a sequência dos livros não deve ser interrompida.

O Regulamento do ICMS trata cada volume encadernado como livro. Portanto, cada volume deve repeitar o limite de 500 (quinhentas) folhas numeradas, além de ter seu respectivo número de ordem, termos de abertura e de encerramento.
(Art. 721, § 1º, inciso I, alínea "a" e art. 722 do RICMS- Dec.1090-R)

A numeração de folhas do novo volume deve seguir a sequência de folhas do livro anterior.

No sistema de escrituração por PED, a numeração das folhas segue a ordem consecutiva de 000.001 a 999.999 e só se reinicia quando atingido esse limite.

Portanto, a primeira página do primeiro livro se inicia com o número 000.001 e as folhas dos livros seguintes continuam a sequência numérica do livro anterior, até o limite de 999.999.
(Art. 719, c/c art. 721, § 1º, inciso I, alínea "a" e art. 722 do RICMS- Dec. 1090-R).

Sim. O modo de escrituração, manual ou eletrônico, não interrompe a sequência dos livros.

Não. É vedada a cessação do Sistema Eletrônico de Processamento de Dados- PED, exceto se utilizado para livros por contribuinte obrigado à EFD. A cessação total do uso do PED só é autorizada no cancelamento (baixa) da inscrição estadual. 
(Art. 701, §12, do RICMS- Dec.1090-R)

A cessação do PED é feita automaticamente, quando a ARE processa o pedido de baixa da inscrição. Neste caso, não há necessidade de solicitar a cessação. Porém, é necessário autenticar os livros fiscais ainda não encerrados.

Aplica-se a penalidade prevista no §4º, inciso V, alínea "a" do art. 75-A da lei 7000/01:

V- deixar de utilizar, nos casos previstos na legislação, sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais e escrituração de livros fiscais: a) multa de 50 (cinquenta) VRTEs, por mês ou fração.


Com pagamento espontâneo, o valor da multa pode ser reduzido para 10% do seu valor, de acordo com o art. 77-A, II, a, da mesma lei.